DXやリモートワークの普及により、営業現場でSFA（営業支援システム）の導入が進み始めています。SFAの導入に関心があるものの、どのように営業組織で活用したり、導入したりすれば良いか、悩むことはないでしょうか。
この記事ではSFAの基礎知識から、活用方法・導入時のポイントなど丁寧に解説していきます。
SFA（営業支援システム）とは
SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字をとったもので、日本では「営業支援システム」などと認識されています。
一連の営業活動を見える化し、業務効率化やパフォーマンス改善するためのソフトウェアです。ここではSFAの機能とメリットを紹介します。
SFA（営業支援ツール）の機能
ここではSFAの代表的な機能を三つ紹介します。
一つ目は顧客情報を管理する機能です。顧客名や担当者名、住所など顧客情報を記録し、管理することができます。受注数や金額、購入履歴など、営業数値に欠かせない情報も記録可能です。
二つ目は案件を管理できる機能です。各営業担当が抱える案件を一覧にし、可視化することができます。商談の進捗や受注見込み時期なども可視化できるのが特徴です。
三つ目は活動管理する機能です。営業活動にも顧客認知から、製品デモ、商談まで、それぞれプロセスがあります。それぞれの活動でどういった行動をとったかも記録可能です。テレアポ、メール、顧客訪問など、各営業活動でどのようなアプローチをし、結果がどうか可視化することができます。
SFA（営業支援ツール）のメリット
ここではSFAを活用することの三つのメリットを紹介します。
一つ目は担当者の属人化を防ぐことができます。かつての営業活動では、営業担当者だけが情報を抱え、社内にナレッジが集まらないことがありました。SFAを活用することで情報の共有化や社内連携が可能です。
二つ目は精度の高い売上予測を行うことができます。SFAを活用することで、各案件の受注額や受注時期、履歴を集計可能です。集まった情報をもとに、グラフなどを用いて簡単に売上予測ができます。営業担当やチーム、顧客や製品ごとなど多くのパターンで売上予測ができるのも特徴です。
三つ目は営業活動の可視化が可能です。各案件の状況が見える化できるため、進捗に合わせて上司のフォローや施作の切り替えなど、適切な対応を取ることができます。
SFA（営業支援システム）を選ぶポイント
SFAを選ぶ際のポイントに関して、二つ紹介します。
クラウド型
クラウドに対応したSFAかどうかという点は重要になります。クラウド型であれば、インターネット経由で場所を選ばず利用でき、外出が多い営業職の方でも安心です。
スマホ最適
スマートフォンに対応しているかどうかも確認しましょう。スマホでも利用できるSFAを選ぶことで、外出先でデータ閲覧やレポート作成などを行うことができ、営業活動の効率化につながります。
SFA（営業支援システム）の活用方法
SFAは導入して終わりではなく、適切に活用することが大切です。ここでは四つのポイントを紹介します。
計画性のある売上作成
より計画的な売上予測に用いることができます。案件ごとに受注額や確度、購入時期などが入力でき、簡単にかつリアルタイムで売上実績や予測値を確認可能です。売上予算と予測値に差分がある場合は、営業策の見直しやフォローアップなど早めに次の手を打つことで、計画性を持った売上作成ができます。
データ基準の目標値設定
SFAに蓄積されたデータをもとに、より適切な目標値を設定可能です。SFAには過去の売上データが担当や顧客、製品ごとに蓄積されます。集計されたデータを分析することで、より実態に沿った目標値を算出できるでしょう。
外出先からの利用
多くのSFAはクラウド対応しており、外出先からも利用可能です。外出先からデータの閲覧や入力、共有ができます。営業に欠かせない顧客訪問の際にも、事前に報告形式を決めておくことで、レポートのためだけに帰社する必要がなくなり、効率化につながりますよ。
基幹システムとして活用
SFAを活用することで、これまでバラバラで管理していた営業情報を一元管理できます。
記録できる情報は、顧客情報や案件状況、顧客とのやり取りや見積書などです。それに対し、マーケティングやカスタマーサクセスなど、営業以外の顧客接点がある部門のツールと連携することで、基幹システムとして活用が期待できます。
昨今、顧客価値の最大化が重要になっており、顧客理解を深め営業施作に反映させることで更なるパフォーマンス向上が期待できます。
SFA（営業支援システム）を導入時のポイント
営業活動の効率化につながるSFAですが、導入する前の確認も大切です。ここではポイントを七つ紹介します。
経営課題とKPI
会社が抱える経営課題の把握と、KPIを押さえておく必要があります。
KPIとは「Key Performance Indicator＝重要業績評価指標」のことで、組織的な目標達成に向けて設定する中間的な指標です。
仮に下半期で営業予算を達成できていないという経営課題があり、月に受注数を10件増やす必要があるとします。それに対してのKPIは、商談数、顧客訪問数、テレアポ数などの向上です。SFAの導入前後でこの数値を比較し、管理することで、具体的にどの部分を改善していけば良いか、可視化することができます。
営業組織の課題
現行の営業組織では、どういった課題に直面しているかを把握しましょう。特に営業現場がどのような課題を抱えているかは、しっかり確認することが大事です。SFAを活用していくのは営業担当となるため、現場の理解は欠かせません。
現場の声を聞き、課題をしっかり理解し、SFAを通じてそれらの課題を解決できることがわかると、導入•運用もよりスムーズになります。
理想的な営業組織の形
SFAを導入することでどういった営業組織にしていきたいか、理想的な形を事前にクリアにしましょう。
目的が「情報の一元管理」や「売上を最大化」など曖昧な場合、導入が失敗に終わる可能性もあります。営業マネージャー中心となり、現場と意識を合わせておくことが大事です。
SFA導入後の売上達成目標
SFAを導入することでどれくらいの売上達成目標を目指すか、明確化することも大事です。達成目標によって、より詳細なSFAが必要だったり、他システムとの連携が必要になったりすることもあるでしょう。
予算や必要な端末
導入、運用していくための予算がどのくらい確保できるかも重要になります。一般的に簡素なSFAはコストが安く、多機能なものはコストが高くなります。SFAはサブスクリプション型の料金形態が多く、利用人数や端末によっても料金が変わることが多いです。
スマートフォンなどの端末費用も計算に入れる必要があります。
運用体制
SFAは定着させ活用していくことが大事ですので、運用体制も鍵となります。SFA未導入の場合、SFAに関する知識や運用経験が手薄な場合が多いでしょう。その際はアフターフォローが充実しているSFAがおすすめです。
専属のサポートチームが定着、活用まで支援してくれるSFAもあり、初めてのSFA導入でも安心ですよ。
既存のシステムとの連携
すでに他の部門でMAツールやCRMを導入している場合、導入しようとしているSFAとの連携も確認しましょう。相互に連携することで、より顧客の情報を一元管理でき、更なる営業アプローチも可能になるからです。
まとめ
この記事では、SFA（営業支援システム）の基礎知識・活用方法・導入時のポイントを紹介しました。SFAは営業活動の効率化やパフォーマンス改善が期待できる反面、事前に活用方法や導入ポイントを抑える必要があります。
SFAをご検討の際には、ぜひ本記事をご参考下さい。
この記事の執筆・監修者
Aidiot編集部「BtoB領域の脳と心臓になる」をビジョンに、データを活用したアルゴリズムやソフトウェアの提供を行う株式会社アイディオットの編集部。AI・データを扱うエンジニアや日本を代表する大手企業担当者をカウンターパートにするビジネスサイドのスタッフが記事を執筆・監修。近年、活用が進んでいるAIやDX、カーボンニュートラルなどのトピックを分かりやすく解説します。
