予約システムとは？
予約システムとは、web上で予約の受付や管理などができる機能全体を指します。
一昔前までの予約といえば電話・Eメール・webサイトなどで受付をおこない、それぞれを個別に管理するのが一般的でした。ですが、従来の予約方法は、処理に手間がかかってしまうため非効率的です。二重予約などのミスが多発することもあり、処理者の負担は決して軽くありませんでした。
すべての予約を一元管理できる便利な予約システムを導入すれば、予約業務をweb上だけで完結させられます。ミスも処理者に対する負担も大幅に軽減されるため、各企業が予約システムを積極的に導入しています。
予約システムを導入するメリット
企業が予約システムを導入するのは、主に4つのメリットがあるからです。
それはミス防止、オペレーションの統一、顧客情報との連携、年中無休の対応です。どんなメリットなのかを具体的に紹介します。
予約管理のミスを防止できる
電話・Eメール・webサイトなど従来の予約管理方法は、二重予約などのミスでユーザーに迷惑をかけてしまうリスクがありました。このような予約ミスは、ユーザーの全体的な満足度を低下させる要因になりかねません。
予約システムを導入して予約管理のミスを防げば、予約でユーザーに迷惑をかけることはなくなります。また、予約の再確認作業がほとんどなくなるため、処理者への負担も劇的に軽くなります。
オペレーションの統一化
予約管理が手作業の場合、オペレーションの質がばらつきます。なぜならオペレーションの質は、すべて処理者次第だからです。もしも新人が処理したら、オペレーションの質はどうしても低くなってしまうでしょう。
予約管理システムなら、すべての予約に対し一定の質でオペレーションが可能です。そもそも予約はweb上で完結しますし、自動メールを返信するなどアフターフォローも万全です。オペレーションが統一されるため、ユーザーから不満が噴出しにくくなります。
顧客情報システムと連携できる
予約管理システムは、すでに導入済みの顧客情報システムと連携できます。ユーザーが予約する時に入力された内容は、すべて顧客情報システムのデータベースに保存されます。予約内容を蓄積させることで、新サービスを展開する際の参考になります。
年中無休で予約の対応ができる
処理者が手作業で予約管理をする場合、受付時間はどうしても限られてしまいます。たとえば処理者の勤務時間が10時から19時までなら、基本的にその時間帯しか予約を受付られません。
一方の予約管理システムなら、24時間365日いつでも年中無休で予約に対応できます。ユーザーが予約する際のストレスを最小限に抑えられるため、予約に対するクレームが激減します。
予約システムの導入方法
予約システムを導入する代表的な方法は、Wordpressプラグインと予約システム作成ツールの利用です。
どのように予約システムを導入するのか、それぞれの方法について簡単に紹介します。
WordPressプラグイン
webサイト制作に携わっている方なら、Wordpressはすでにおなじみではないでしょうか。それもそのはずで、全世界のwebサイトの3割はWordpressで制作されているといわれています。
WordPressはオープンソースソフトウェアのため、誰かにライセンス料を支払う必要はありません。つまり、予約システムの導入費用を非常に安く抑えられます。
また、Wordpressといえば何万種類にもおよぶプラグインが用意されていることで有名です。そのためデザインや機能の設計を自由自在におこなえます。定期的にアップデートされているため、新しいプラグインが続々と登場しています。予約システムを導入するのにおすすめの方法だといえるでしょう。
予約システム作成ツール
今はクラウドで予約システム作成ツールが利用できるため、自社開発をして導入する場合でもコストや開発期間を抑えられます。しかも、予約システムのテンプレートがあるので、たとえプログラミング初心者でも開発可能です。
ただし、予約システム作成ツールならではのデメリットもあります。それはサービス提供者による機能やパーツ以外は利用できないため、自由にカスタマイズしにくい点です。そのため希望通りの予約システムにはならない可能性があります。
予約システムを選ぶポイント
予約システムは数多くリリースされているので、選ぶポイントについて詳しく知りたい方もいることでしょう。そこで、予約管理・決済・顧客管理・セキュリティに注目し、選ぶポイントを紹介します。
予約管理機能
いったいどのようなフォームで予約するのか、予約管理機能の詳細を真っ先にチェックしましょう。予約者がどこまで自由に選べるのか、スタッフを指名できるのかなど、各予約システムごとに予約管理機能は異なります。提供するサービスに最適な予約システムを選んでください。
決済機能
予約システムに決済機能がある場合、ユーザーの無断キャンセル対策が可能です。予約の段階で決済することにより、簡単にキャンセルされるのを防げます。
また、決済のタイミングを自由に設定することも可能です。たとえば月会費などサブスクの決済ができますし、回数券やチケットによる決済も不可能ではありません。手作業による決済や入金チェックの手間が省けるため、決済業務を効率化できます。
顧客管理機能
予約システムと顧客管理は親和性があるため、顧客管理機能を備える予約システムは少なくありません。その場合は予約者データの蓄積、リスト表示、データ編集などができます。データを集めてマーケティングに役立てたい場合は、顧客管理機能がある予約システムを選びましょう。
セキュリティ
予約システムはユーザーの氏名や連絡先などの個人情報を取り扱うため、十分なセキュリティが要求されます。ユーザー情報の流出は企業への信用を大きく損なうので、絶対に防がなければいけません。SSL設定・個人情報保護・不正アクセス防止などの観点でセキュリティをチェックし、信頼できる安全な予約システムを選ぶのがポイントです。
予約システムのおすすめ3選
最後に予約システムのおすすめ3選を紹介します。
おすすめポイントを中心に紹介しますので、導入の際の参考にしてみてください。
Airリザーブ：無料で試用可能
Airリザーブは、リクルートが提供する予約システムです。アカウント作成すれば無料で試用可能なので、気負うことなく気軽に試せます。
初めての利用でも直感的に操作できるわかりやすい画面レイアウトと、月額5千円台の手頃な料金設定が魅力です。提供元がリクルートなので安心ですし、三菱UFJ銀行をはじめ多くの企業が導入しています。
formrun：充実した顧客管理機能
formrunは、ベーシックが提供する予約システムです。formrunの魅力は充実した顧客管理機能で、データ連携を有効活用すればマーケティングに役立ちます。
また、作成方法がわかりやすくて簡単な点も、おすすめする理由の1つです。画面左側にあるメニュー一覧から編集したい項目を選択するだけで自由に作成できます。40種類以上のテンプレートがありますし、FREEプランなら無料で無期限の利用が可能です。
SELECTTYPE：ホームページも作成可能
SELECTTYPEは、セレクトタイプが提供する予約システムです。細やかなデザイン調整や予約情報の分担管理ができるなど、高機能・多機能がセールスポイントです。また、マルチデバイスOKで、なおかつ多言語にも対応しています。
美容サロン・フルーツ狩り・医療機関・宿泊施設など、幅広い分野で導入されている人気の高い予約システムです。
まとめ
webサイトで利用可能な予約システムの導入方法と、選び方のポイントなどをそれぞれ紹介しました。
今はWordpressプラグインや、予約システム作成ツールを利用して導入するのが主流です。予約システム作成ツールを利用する場合は、予約管理・決済・顧客管理・セキュリティに注目して選びましょう。
また、どれも魅力にあふれている予約システムのおすすめ3選も紹介しましたので、そちらも参考にしてみてはいかがでしょうか。
この記事の執筆・監修者
Aidiot編集部「BtoB領域の脳と心臓になる」をビジョンに、データを活用したアルゴリズムやソフトウェアの提供を行う株式会社アイディオットの編集部。AI・データを扱うエンジニアや日本を代表する大手企業担当者をカウンターパートにするビジネスサイドのスタッフが記事を執筆・監修。近年、活用が進んでいるAIやDX、カーボンニュートラルなどのトピックを分かりやすく解説します。
