社内ツールとは従業員同士がコミュニケーションを取るために必要なツールです。従業員同士がコミュニケーション不足だと、組織も上手く機動せずにミスが起きる可能性もあります。
社内ツールを構築すれば情報が共有でき、業務の効率化が図れます。社内ツールとは一体、何か知らない人も多いでしょう。社内ツールを構築したいが方法がわからない人もいるかもしれません。
本記事では社内ツールについて詳しく解説しています。また、開発方法も紹介していますので参考にしてください。
社内ツールとは？
社内ツールとは従業員同士がSNSやチャット機能を通じてスムーズに情報・意思伝達ができるツールです。これまでは電話やメールで情報を伝えていました。メールでのやりとりだと、従業員によっては1日に送信する件数が多く、報告するだけでも個別で対応するのに大幅に時間が掛かります。また、メールのやりとりが多いと伝達を間違う可能性も高いです。従業員同士のコミュニケーションの取り方に課題を感じている企業も多いでしょう。
ただ、現在も企業の多くは電話やメールが連絡手段です。このままでは組織内の情報が共有されず、従業員同士の認識のずれが生じます。また、従業員のコミュニケーションの機会が減り、社員が離職する可能性も高いです。社内ツールを制作することで情報が共有しやすくなります。無駄なやりとりも減少し、業務改善にも繋がるため企業に社内ツールを導入することが必要です。
社内ツール制作するメリット
社内ツールとは従業員同士が情報・意思伝達ができるツールのことです。従業員同士がコミュニケーションをやりとりするには必要な機能です。社内ツールを制作することで業務の効率ＵＰ、情報の共有が可能、欲しい情報がすぐに探せるなどメリットが挙げられます。
業務効率ＵＰ
社内ツールを制作することで業務効率がよくなります。例えばメールです。メールは複数人に送信することはできません。業務連絡でも1人ずつメールを送らないといけないため、大幅に時間が掛かります。また、同じ業務内容に関してのメールが飛び交うと必要な情報が埋もれてしまうでしょう。
チャット機能を使えば短文でも連絡が可能です。複数人にリアルタイムでやりとりできるのでメールを送る手間と時間が省けます。そのため時間を他の業務に使うことが可能です。Zoomのようなweb会議システムを導入すれば場所を選ばずに会議をすることができます。
企業の中には本社が都市部にあることが多いです。地方にいる従業員は会議の度に本店へ出張しなくてはいけません。会議をする度に移動のコストが掛かります。web会議システムを利用すれば、地方の従業員も本店に出張しなくても会議に参加が可能です。そのため移動コストは削減ができます。
また、会議資料もチャットに添付して複数人で共有も可能です。従来のように会議資料を一部ずつ印刷して配る必要がないのでペーパーレスにも繋がります。社内ツールを制作することで移動コストや紙の印刷費などコスト削減が可能です。
情報の共有が可能
社内ツールを制作することで情報の共有が可能です。情報共有が出来ていないと組織は上手く動きません。スケジュールや認識の違いでミスが起きる可能性も高いです、社内ツールを制作することで情報共有ができ、ミスを事前に防ぐことができます。
社内ツールを制作すると、個人やグループ全体にメッセージを送信が可能です。担当業務が誰なのか把握ができます。また、スケジュールを情報共有しておくことで業務の進捗状況も把握できるため従業員の管理もしやすいでしょう。
欲しい情報をすぐに探せる
社内ツールを制作することで社内の連絡手段が統一されるためスムーズにコミュニケーションが取れるようになります。例えばメール、SNSなど連絡手段が多いと、いつどのような方法で連絡を取ったか把握ができません。
また、必要なメッセージを探す場合でも見つけにくいです。社内ツールは連絡手段を統一すればメッセージを探す時間や手間も省けて欲しい情報をすぐに探せます。社内ツールは外出先からでも欲しい情報をすぐに確認できるので利便性は高いです。
社内ツールの作り方
社内ツールを制作するメリットについて解説してきました。社内ツールを構築するには「スクラッチ開発」か「パッケージ開発」です。それぞれの特徴について紹介していきます。
スクラッチ開発
スクラッチ開発とは既存のシステムを利用せずにゼロからシステムを構築することです。ゼロから構築するため完全オリジナルなシステムが構築できます。既存のシステムでは業務をシステムに合わせないといけない部分があり、自社の求めるシステムができないかもしれません。スクラッチ開発であれば自社が求める理想のシステムを構築できます。
また、必要に応じてシステムを修正することで長期にわたり使用が可能です。ただ、スクラッチ開発はゼロからシステムを構築するため、費用が高いです。また、すぐにシステムを構築するには時間も掛かります。予算と時間に余裕があればスクラッチ開発がおすすめです。
パッケージ開発
パッケージ開発は既存のシステムを利用することでシステムを構築が可能です。既存のシステムを利用するのでシステムを構築するのに時間が掛かりません。また、機能もある程度は搭載されているのでスクラッチ開発よりは費用も安いです。
ただ、パッケージ開発は完全オリジナルなシステムは構築できないので、自社が求めるシステムができない可能性もあります。また、パッケージ開発企業のサポートが終了すればシステムが利用できない恐れもあるでしょう。予算がなく、すぐにシステムを構築したい場合はパッケージ開発がおすすめです。
社内ツールに入れられる機能
社内ツールの作り方について解説してきました。社内ツールに入れられる機能について紹介していきます。
チャット機能
チャット機能とはメールとは違い、宛先、件名など必要がなく用件のみ送信ができる手軽さです。また、リアルタイムでやりとりができるのでスムーズにコミュニケーションを取ることができます。
チャット機能にはグループチャット、音声チャット、ビデオチャット機能など種類も多いです。チャット機能は気軽にビジネスコミュニケーションが取れます。
スケジュール管理
スケジュール管理を社内ツールに入れることで社内に情報共有ができ、連携が取れるようになります。スケジュール管理はオンライン上で管理されているため、日程調整やダブルブッキングなどのミスを減らすことが可能です。
また、スケジュールの追加や変更などができます。そのため、変更の際にわざわざメールで連絡する必要もないです。
ファイルアップロード
ファイルアップロードしておくと場所を選ばずにいつでもファイルを共有ができます。文章だけではなく、画像や動画などをファイルやデータをアップロードが可能です。データが一元管理できるため欲しい情報がすぐに探すことができます。探す時間も削減できるため管理、時間、コミュニケーションコストなど削減が可能です。
それ以外でも機能追加可能
社内ツールにはさまざまな機能が追加できます。
・タスク管理
・スマホとの連携
・通話・オンライン会議
・オンラインメモ
・グループウェア
社内ツールはチャット機能など以外にも多くの機能が追加できます。そのため業務を進行するために必要な情報を社内で迅速に共有できるため利便性は高いです。社内ツールを制作するには目的に合った機能で従業員が操作しやすいのが大切になります。
まとめ
今回は社内ツールを制作するメリットについて解説してきました。社内ツールとは従業員同士がコミュニケーションをスムーズにやりとりできるツールです。社内ツールを制作することで情報共有ができ、欲しい情報がすぐに探せるため業務効率化に繋がります。
社内ツールを開発するにはスクラッチ開発かパッケージ方法です。また、取り入れる機能もたくさんありますので目的に合った機能と従業員が操作しやすい社内ツールを制作することが大切です。
この記事の執筆・監修者
Aidiot編集部「BtoB領域の脳と心臓になる」をビジョンに、データを活用したアルゴリズムやソフトウェアの提供を行う株式会社アイディオットの編集部。AI・データを扱うエンジニアや日本を代表する大手企業担当者をカウンターパートにするビジネスサイドのスタッフが記事を執筆・監修。近年、活用が進んでいるAIやDX、カーボンニュートラルなどのトピックを分かりやすく解説します。
