デジタル社会の今、ビジネス界においてクラウド化が急速に進んでいます。クラウド化は業務の負担を減らし、効率化をはかるためにも重要なサービスです。
しかし実際に導入するとなると「本当に自社に適しているのか？」「知識があまりないから心配」など不安要素も出てくるでしょう。
本記事では上記のような理由から、なかなかクラウド化に踏み切れない企業に向けてクラウド化のメリット・デメリットについて解説しています。
また導入するにあたっての注意点や流れもあわせて紹介しているので、クラウド化を検討している方はぜひ参考にしてください。
クラウドのメリット
クラウドとはインターネットを通じてサービスを提供する形態のことです。
例えばGoogleアカウントさえ所有していれば利用できるGmail、ネット上にあるオンラインゲームなどクラウドサービスは身近にたくさんあります。
ユーザーがサーバーを持たなくても利用できるため、ビジネスにおいても便利なサービスです。ではクラウドを導入することで具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。
コストが低減
クラウドシステムを導入すると設備投資が不要になり、コスト削減につながります。クラウドはネット経由で利用するため、自社でサーバーを用意する必要がありません。
自社でサーバーを構築する場合、稼働するための維持費や専門的スキルもつ人員の確保などのコストがかかります。
しかしクラウドサービスならかかる費用は基本的に定額料金だけになるため、必要以上に経費がかからなくなるでしょう。
運用管理の負担軽減
自社にサーバーなどを設置しなくて良いクラウドなら、サーバーを管理する専任スタッフの負担を減らせます。
メンテナンスや障害の対応などはすべて提供事業者が行ってくれるところも大きなメリットです。自社でサーバーを維持するためには安定が求められたり、セキュリティが重要視されたりします。そのぶん運用管理者の負担も大きくなりますが、クラウドを利用すると削減可能です。
ただしユーザーが管理する範囲はクラウドのサービスによって異なるため、利用する前にチェックしておきましょう。
時間や場所を問わずに利用できる
インターネットが使えたら、どの時間でもどこにいてもアクセスできるのがクラウドの魅力です。離れた場所にいても情報共有ができるため、作業効率のアップにつながります。
また気になるセキュリティ面も問題ありません。クラウドサービスの提供事業所には専門家が存在していて、さまざまなセキュリティ対策がなされています。
在宅でも安心して社内システムが利用できるのは、リモートワークが進む現代社会において大いにメリットといえるでしょう。
データ共有
データ共有は多くの企業でクラウド化されています。インターネットが利用できれば、パソコンに限らずスマホやタブレットからもアクセスできるため、どこにいてもファイルを共有できる便利なサービスです。
また社員同士が同時に作業できるサービスもあり、業務効率アップが期待できる優れもの。より簡単に情報共有できることで、快適に仕事ができます。
容量の拡張
クラウドは簡単に容量の拡張ができ、柔軟性に優れています。
自社のサーバーで容量の拡張を行おうとすると、大きいサーバーへ移行する手間とコストがかかるでしょう。
しかし、クラウドなら提供事業所に契約内容の変更手続きをするだけで容量の拡張ができます。もちろん、そのぶんのコストはかかりますが自社でサーバーを移行するよりも、はるかに安価です。
また、不要であれば容量を元に戻すこともできるので自社に合わせて最適な容量を選べます。
導入後すぐに使える
スピードさが重要なビジネスにおいて、時間をかけずに利用できるのは魅力の1つ。
自社で1からシステム開発しようとすると、数ヶ月かかってしまう場合もあり社内システムを見直したいときに大幅な時間ロスとなる可能性があります。
そのため、すぐに始められるクラウドと利用するまでに時間を要する自社開発とでは差ができるでしょう。
クラウドのデメリット
ビジネスにおいて作業の効率化をはかったり、快適に仕事をしたりするうえで必要になるクラウド。
便利なサービスですが、デメリットも存在しています。
ここでは知っておきたい2つのデメリットをまとめました。
自社のシステムとの連携ができないことがある
独自システムを使用していると、クラウド化できない場合があります。
クラウドはサービスができあがっているため、提供事業所が用意している範囲で利用しなければいけません。
すべての自社システムと連携できるとは限らないので、事前にしっかり調査しておきましょう。
カスタマイズ範囲に限界がある
前述した通り、完成されているクラウドシステムをユーザーが自社に合わせてカスタマイズするには限度があります。サービス事業所が提供する限られた中で、最適なサーバー環境を作らなければいけません。
自社ならではの独自システムをクラウド化しても取り入れたいと考えているなら、慎重に導入を検討した方が良いでしょう。
クラウド化できる業務システムとは
ファイルの共有やスケジュール管理など、クラウド化できる業務はさまざまです。
しかしビジネスにおけるすべての業務でクラウド化できるとは限りません。
では何ができて何ができないのか、詳しく解説していきます。
クラウド化できる業務システム
多くの企業でクラウド化されている業務システムはこちらです。
タスク管理
スケジュール管理
Webメール
ファイル共有
リモートワークが当たり前になってきたこの時代で、どこからでも情報を共有できたりコミュニケーションがとれたりできるため、クラウドは非常に便利です。
ほかにも以下のような業務がクラウド化できます。
SFA（営業支援システム）
CRM（顧客関係管理）
クラウド化できない業務システム
データ処理や顧客管理などはクラウド化しやすい傾向にありますが、専門的なスキルが求められる業務はクラウド化できない場合があります。
セキュリティが求められる業務
高度なセキュリティ業務が求められる基幹システムは、なかなかクラウド化が進んでいません。クラウド化することで運用やセキュリティに不安が残るからです。
基幹システムとは、会計業務や人事業務など企業の主要な部分のことを指します。信頼性や安全性が大きく求められることから、導入に踏み切れない企業が多くあるでしょう。
スペシャリスト的スキルが必要な業務
業務に技術を要する場合は無理にクラウド化を進めると、かえって悪化する可能性があります。業務状況が変わりやすく、ケースバイケースなことが多いと社員の経験から作業する方が効率的なこともあるのです。
現場作業
その場に行かないと作業できない業務においてはクラウド化できません。接客や研究員などは実際に手を動かして仕事するのが当たり前です。インターネット環境がいくら整っていても、ネット上では作業できずクラウドが介入する余地がありません。
業務システムクラウド化の流れ
ここからは、業務システムをクラウド化するときの流れを解説していきます。
調査と洗い出し
まずはクラウド化する業務と、クラウドを導入することにした目的をはっきりさせましょう。自社の課題を洗い出し、今後の目標を明確にすることでクラウド化したあとの作業がしやすくなります。
どこのサービスを利用するのか、どれほどコスト削減できて作業効率が上がるのかなどいろいろなサービスを比較しながら、自社に最適なクラウドサービスを選ぶことが大切です。
クラウド化する範囲を決める
課題が洗い出せたらどこまでをクラウド化するのか決定します。セキュリティの観点から社外に漏れては困るようなデータをクラウド化したくないという場合もあるでしょう。
また社内のシステムをすべてクラウド化させるのか、それとも一部残すのかによって業務も変わってきます。
クラウドへスムーズに移行させるためにも、社内でしっかり話し合って計画を立てましょう。
クラウド化実施
ここまで決まればクラウド化を始めます。
重要なポイントとして、クラウド化することで社内システムに変化が起きることを社内で共有しておきましょう。
社員が理解していないままクラウドが進んでしまうと、クラウドがうまく運用できないことがあるかもしれません。事前に講習を行ったり、クラウドの利用方法を説明したりして企業全体でサポートする必要があります。
効果検証・改善
クラウド化ができればその効果を検証します。
思っていたよりコストがかかってしまったり、業務を効率化できなかったりする場合があるからです。そうなれば原因を突き止めて改善していく必要があります。
クラウドを導入したから終わりというわけではありません。
常に検証して、それに伴い改善していくことで自社の目標達成につなげていくことが大切です。
業務システムクラウド化の注意点
クラウドは便利なサービスですが「業務を効率的に進めるためにクラウドを導入したのにうまくいかなかった」「費用がかさんだ」というケースも存在しています。
クラウド化したからといって必ず良い方向へ進むとは限らないので、導入するにあたっての注意点を知っておきましょう。
定着しない
クラウド化したにもかかわらず、社員が理解していないことが原因で使われなくなるケースが多々あります。
事前にクラウドの使い方を講習したり、効果が感じられないことですぐに辞めたりして、クラウドが定着されていないことが原因です。
このような事態を防ぐためにも、社内全体を一気にクラウド化するのではなく、クラウドしやすい部署から導入していきましょう。
社員の混乱を防ぎ、クラウドを理解してもらうためにも導入するときにはちょっとした配慮が必要です。
ランニングコスト
クラウドサービスは外部の提供事業所を利用するため、当然ランニングコストがかかります。
使用したぶんだけ費用がかかるため、意外と高いと感じることもあるでしょう。この月々の定額費用がきつくなってしまうと、クラウドの利用を続けることができません。
必要最低限の料金にするために、綿密にリサーチしたり高額になる機能が本当に使えるか吟味したりして、不要なランニングコストがかからないようにしましょう。
クラウドとオンプレミスの住み分け
クラウド化する範囲を決めて少しずつ導入していくと、クラウドとオンプレミスの両方が社内に存在することになります。
オンプレミスとは自社でサーバーなどを構築する形態です。運用方法をしっかり決めておかなければ、どちらも中途半端になってしまう可能性があります。そうなると、結果的に使いづらくなってしまうので両方が存在している場合はどうしていくのかをまとめておくことが大切です。
情報セキュリティ
クラウドサービスはインターネットを経由して利用するため、セキュリティ面において不安を抱くところもあるでしょう。どこからでもアクセスでき、離れていてもデータを共有できる点においては非常に便利です。しかし、情報漏洩や不正アクセスが引き起る可能性も0ではありません。
アクセスできるユーザーの制限、クラウドに不具合が生じたときを考えてオンプレミスとの住み分けを考えるなど、対策を練る必要があります。
まとめ
場所を問わず仕事ができるようになった現代社会において、便利なクラウドは欠かせないサービスになっています。
しかし導入するにあたっては、セキュリティの問題や社員への定着など問題となる部分が多いのも事実です。便利だからと簡単に導入したのは良いものの、使われずに終わってしまっては元も子もありません。
デジタル社会においてクラウド化はこれからどんどん進んでいくはずです。導入する際にはしっかり自社の課題を洗い出し、目的に合わせて導入する必要があります。
この記事の執筆・監修者
Aidiot編集部「BtoB領域の脳と心臓になる」をビジョンに、データを活用したアルゴリズムやソフトウェアの提供を行う株式会社アイディオットの編集部。AI・データを扱うエンジニアや日本を代表する大手企業担当者をカウンターパートにするビジネスサイドのスタッフが記事を執筆・監修。近年、活用が進んでいるAIやDX、カーボンニュートラルなどのトピックを分かりやすく解説します。
