「情報共有がやり辛い。」
「作業効率を上げたいけど、どうすればよいのだろうか。」
そう感じる職場は非常に多いし、悩んでいても解決方法がないと考えるかもしれません。「外出先で作業がしたい…」「気楽に情報共有ができたらいいのに。」と思うかもしれません。そのため、当記事ではその解決策の一つである作業報告システムを紹介します。
記事の流れとしては、
作業報告システム導入のメリット
必要な機能
システムの構築方法
です。ぜひ最後まで読んでください。
作業報告システムとは？
業務報告システムとは、日報や業務の進捗などを確認するシステムです。チームの作業状況を共有したり、問題をシェアしたりできます。
作業報告システム導入のメリット
作業報告システムのメリットとしては、
外出先でも業務報告が可能
その場で資料作成もできる
過去の報告データ閲覧が可能
ペーパーレスでコスト削減
が挙げられます。
外出先でも業務報告が可能
外出先でも作業の進捗を全員に共有可能です。理由としては作業報告システムはクラウド上で管理するため、どのデバイスでも報告できるからです。
具体的には外で自分の作業をスマートフォンで報告したら、上司や仲間はパソコン上で確認ができます。すぐに新しい情報を共有できるのが利点。
そのため外出先でも作業の情報を共有可能です。
その場で資料作成もできる
作業報告システムは即座に資料の作成が可能です。資料データはクラウド上に保存されているのでどのデバイスからでもすぐにアクセス可能。インターネット環境があればすぐにアクセスできるため、特に営業の方には非常に便利でしょう。
もし営業で相手先との商談で、資料を求められたら準備をしますがすべてを準備するのは難しいともいます。しかし作業報告システムがあれば、スマートフォンやパソコンからすぐにアクセスして資料を配布したり、製品情報を送ったりできるでしょう。
以上からシステムのお陰で即座に資料作成が可能です。
過去の報告データ閲覧が可能
作業報告システムには過去のデータが保存されています。誰がどの作業をいつ終わらせたか、誰が作業を始めたかなど多くの情報を保存しているからです。
例えば、一つの作業を誰が初めて誰がいつ終わらせたのかなど会社が求める情報にすぐアクセスできます。データを集積すれば、作業の効率化などのアイデアが生まれるかもしれません。
ですから過去のデータを見れることで、作業の効率化や過去の履歴の確認ができるメリットがあります。
ペーパーレスでコスト削減
作業報告システムのようにクラウド上でやり取りをすれば、紙の使用が減らせます。書類を電子化すれば必要経費を少なくできるでしょう。パンフレットやチラシをすべてPDF化すれば、多数の方に一斉に送る際に費用がかかりません。
そのためペーパーレス化が可能です。
作業報告システムに必要な機能
作業報告システムを構築する際に、必要な機能やあると便利な機能があります。そのため今回は代表的な機能を紹介します。
必須機能
システム開発にあたって必要な機能は、
報告送信機能
お知らせ機能
報告詳細出力機能
が挙げられます。
それぞれ解説します。
報告送信機能
作業報告システムには報告送信機能が必要不可欠です。理由はチームで協力して作業する際に必ず使うからです。
具体的には、作業完了報告や作業にかかった時間など必要な情報を知らせる必要があります。誰が作業をやるのか、誰が終わらせるのか確認も可能です。そのため報告送信機能は必須機能です。
お知らせ機能
通知機能は必ず搭載しなければなりません。作業報告のお知らせや作業開始など時間や生産性に直結します。さらに相手からの通知や共同作業等でも活躍します。
報告詳細出力機能
報告詳細機能があると、求めるファイル形式で必要な情報を取得できます。
例えば、PDF形式やエクセル形式など出力後の作業効率が改善するでしょう。さらに必要な情報を外で確認できるため、すぐに情報を入手できます。つまり必要なデータをいつでもどこでも取得できます。
あると良いすすめ機能
「必須機能ではないけどあったら便利」
そんな機能もあれば、他社と差別化できて利益を拡大できるでしょう。以下が便利な機能です。
手書きサイン機能
プリンタ連携機能
手書きサイン機能
手書きサイン機能があると、契約時の書類で重宝します。なぜなら最近では印の代わりにサインが多くなってきているからです。
サインや印なしに契約を成立させるのは難しいため、電子上で手書きサインできると契約のための手間が省けるでしょう。
プリンタ連携機能
基本的にはクラウド上で作業を報告したり、資料を作成したりします。しかし時には紙の資料が必要になることもあるでしょう。
相手がパソコンに慣れていないと電子ファイルは不便かもしれません。紙で手渡したほうが便利です。そのときにプリンタと連携しているとすぐに準備ができます。
ですからプリンタ連携機能があるとシステムが便利になります。
作業報告システムの構築方法
ビジネスマッチングサイトの構築方法は以下の通りです。
フルスクラッチ開発
パッケージ開発
パッケージ＋アジャイル開発
フルスクラッチ開発
フルスクラッチ開発とは、ゼロの状態から構築する手法のことです。
メリットは、
オリジナルなシステムの開発ができ、他社とは差別化が可能
クライアントに合わせたビジネスモデルに対応可能
が挙げられます。
しかしオリジナルシステムな分、納期が長く、費用がかさむデメリットがあります。さらにオリジナルシステムの場合、最初は動作が安定しないかもしれません。そのため、本格的な新しいビジネスモデルの制作や大規模なプロジェクトをしたい方向けの開発方法です。
パッケージ開発
パッケージ開発とは、すでに存在するシステムを流用して開発する方法です。
メリットは安く、短い納期で開発が可能。デメリットとしては、すでに使われているシステムを大きく改造できない点です。オリジナルなサイト開発ができないため、ビジネスで差別化をするのが難しいでしょう。ですから、費用と安さを重視したい人向けの開発方法です。
パッケージ＋アジャイル開発
パッケージ＋アジャイル開発とは、すでにあるシステムを継続的に改良しながら開発する手法です。
パッケージ開発とフルスクラッチ開発のいいとこ取りをするため、
システム開発費用が安い
継続的なアップデートができる
納期が長くない
のメリットがあります。今後、ビジネスを長く続けていく方や費用は抑えたいけどオリジナルな部分を残したい方におすすめです。
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まとめ
作業報告システムの導入は今後多くの企業で行われると思います。メリットとしては、
外で作業が可能
いつでもどこでも資料を作成できる
過去の報告データ閲覧が可能
ペーパーレスでコスト削減
が挙げられます。システムの利便性向上のためには、必要最低限の機能のみならず他の機能を追加するほうが良いです。もしシステム開発ができない方や時間や労力がない方には、外注することをおすすめします。
この記事の執筆・監修者
Aidiot編集部「BtoB領域の脳と心臓になる」をビジョンに、データを活用したアルゴリズムやソフトウェアの提供を行う株式会社アイディオットの編集部。AI・データを扱うエンジニアや日本を代表する大手企業担当者をカウンターパートにするビジネスサイドのスタッフが記事を執筆・監修。近年、活用が進んでいるAIやDX、カーボンニュートラルなどのトピックを分かりやすく解説します。
